La Secretaría General, dice Sergio Correa, Secretario General (s) de Universidad del Alba, actúa como “ministro de fe” de todos los actos que celebra la institución, sean estos legales o jurídicos.

“La universidad se relaciona con otras instituciones a través de ciertos contratos y convenios. Nosotros nos encargamos de hacer la revisión de cada uno de ellos y de otras actuaciones que realiza la universidad respecto a la legalidad vigente (…) Somos el protector de la universidad respecto a la sanidad legal”, cuenta el abogado.

Y agrega: “También somos la unidad que da respuestas formales a entes externos como, por ejemplo, a la Superintendencia de Educación Superior, a la Subsecretaría de Educación Superior o a Tribunales de justicia”.

Con el fin de simplificar el trabajo, este estamento cuenta con borradores esenciales para diferentes requerimientos. “Tenemos borradores para un convenio marco, por ejemplo, que es de cooperación mutua. Tenemos borradores también de convenios asistenciales docentes, y borradores de carácter internacional. Todos estos borradores se los entregamos a las distintas unidades para que ellos puedan trabajar de forma más simple. Posteriormente, nos entregan el insumo ya relleno y nosotros hacemos la revisión. Así vamos acelerando los flujos”, explica.

Una herramienta muy importante con la que cuenta la Secretaría General es Gestor Documental, plataforma alojada en ventanillaunica.udalba.cl a la que se puede acceder con la clave institucional de funcionario o colaborador. “Se trata de un repositorio donde se resguardan todos los documentos digitalizados de la universidad como, por ejemplo, convenios y contratos que celebra la universidad, ciertas actas de algunos órganos colegiados como el consejo académico, el directorio Asamblea de Asociados. Y también decretos universitarios y resoluciones de rectoría que muestran la historia de la institución, su reglamentación y la creación de ciertos programas”, cuenta.

Al Gestor Documental solamente pueden acceder los funcionarios de la universidad. “Todas las autoridades y funcionarios tienen ingreso al Gestor Documental. Dependiendo de su área, cuentan con los permisos correspondientes para que revisen la información. Y pueden visualizar todos los convenios que se han celebrado en la universidad respecto a su materia. Hay un catálogo que es por año. Así es más fácil encontrar la información”.

Además, a través de un trabajo silencioso realizado a partir del  año pasado por la Secretaría General, el Gestor Documental fue renovado por completo. “Es información que nosotros mismos tomamos, sistematizamos, ordenamos, clasificamos y subimos al sistema nuevo. ¿Para qué? Para que sea una herramienta para toda la universidad. Eso hace más fácil el trabajo”, comenta.

El Gestor Documental fue uno de los puntos que se tomaron en cuenta para otorgar el importante sello ISO 9001:2015 a esta unidad durante el 2022, una certificación que sólo tiene el 42% de las empresas chilenas. “Cuando se hizo el levantamiento para saber si la unidad obtenía el sello ISO, se evaluó este Gestor Documental, que es el que nos permite liberarnos del papel. Igualmente hay cierta documentación que nosotros guardamos de forma física, en carpetas, pero prácticamente todo está digitalizado”.

-Es súper importante entonces que la comunidad UDALBA esté al tanto de este Gestor Documental, porque facilita mucho los flujos.

-“Sí. Nosotros, con la mejor intención y con las ganas de ayudar y también de informar, entregamos el documento que nos están pidiendo, pero también recalcamos que ellos también tienen acceso y pueden revisar ese documento y otros”.

Los procesos que facilita el Gestor Documental son sólo algunas de las tareas que cumple esta importante unidad. En otro plano, cabe destacar que la Secretaría General vela por los procedimientos internos que tiene esta universidad. Los procesos de investigación, por ejemplo. “Cuando existen conflictos de carácter de convivencia universitaria, esta unidad los revisa. También intervenimos en procesos de acoso sexual. Y, además, realizamos otras gestiones como, por ejemplo, el resguardo de ciertas actas de órganos que son colegiados, como el consejo académico o el directorio. Tenemos una asistente jurídica que nos asiste para estar revisando constantemente los portales. Nosotros debemos dar información, por ejemplo, al portal de la SES, la Superintendencia de Educación Superior. Ahí se establecen ciertos reclamos, ciertas denuncias en contra de la universidad, o también comentarios. Nosotros tomamos la información y damos respuestas formales. Otro portal que nos requiere información es el Servicio Nacional del Consumidor, SERNAC.

-Usted explicaba que la Secretaría General  interviene en investigaciones de temas de acoso…

-“Sí, pero lo hacemos  de la mano de la Oficina de Derechos Humanos y Equidad de Género. Esto nace en septiembre del año pasado, cuando entra en vigencia la ley 21.369, que regula el acoso sexual, la violencia y la discriminación de género en el ámbito de la Educación Superior. Hay que hacerse cargo de este tema, es muy relevante. Cuando nació la Oficina de Derechos Humanos y Equidad de Género, nacieron los reglamentos y los protocolos. Hay un protocolo de prevención,  de investigación y sanción. Nosotros trabajamos mancomunada y estrechamente con esta Oficina. La Oficina de Derechos Humanos y Equidad de Género se encarga de la prevención, de la concientización y, cuando existen casos que investigar y sancionar, esta Secretaría General lleva la investigación a través del abogado de la unidad que está encargado, que es Nicolás Vera. Él es apoyado por un ministro de fe: la psicóloga de la Oficina de Derechos Humanos y Equidad de Género, Susann Jiménez.

-Y desde que se implementó esta nueva ley hasta ahora, ¿cuántos casos han tenido que revisar?

-“El año 2022 revisamos 7 casos. Este año tenemos 1. Eso refleja la buena gestión que está realizando la Oficina de Derechos Humanos y Equidad de Género. ¿Por qué? Porque ellos tienen un rol fundamental en la prevención. La baja que ha habido es porque, desde septiembre del año pasado hasta esta fecha, se han hecho reiteradas visitas a las sedes, charlas de concientización y otras actividades, se les ha informado a los alumnos de lo que se puede hacer, lo que no se puede hacer y lo que tienen que denunciar”.